W Izbie Celnej w Warszawie prowadzi się rejestry, księgi i inne dokumenty ewidencyjne określone w decyzjach Dyrektora Izby Celnej w Warszawie oraz w zarządzeniu nr 23 Ministra Finansów w sprawie prowadzenia przez organy Służby Celnej ewidencji towarów, którym nadano przeznaczenie celne oraz wzorów rejestrów, innych dokumentów ewidencyjnych oraz wzorów formularzy używanych w toku sprawowania kontroli z dnia 5 czerwca 2012 r. (Dz.Urz. M F z 2012 r. Poz. 26).
Informacje zawarte w tych ewidencjach mogą być udostępniane na wniosek złożony do Dyrektora IzbyCelnej w Warszawie.
Archiwum
Na podstawie art. 6 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 673 z póź. zm.), zarządzenia Nr 65 Ministra Finansów z dnia 02 grudnia 2014 r. w sprawie zarządzania dokumentacją w izbach i urzędach celnych oraz zarządzenie nr 66 Ministra Finansów z dnia 02 grudnia 2014 r. w sprawie wprowadzenia jednolitego rzeczowego wykazu akt izb celnych i urzędów celnych:
- w Izbie Celnej w Warszawie znajduje się archiwum zakładowe, nad którym nadzór sprawuje Archiwum Państwowe M. St. Warszawy.
- w podległych urzędach celnych znajdują się składnice akt, nad którymi nadzór sprawuje archiwum zakładowe Izby Celnej w Warszawie oraz Archiwum Państwowe. St. Warszawy.
Archiwum zakładowe Izby Celnej w Warszawie gromadzi materiały archiwalne kategorii "A" i dokumentację niearchiwalną kategorii "B" wytworzoną w komórkach organizacyjnych Izby oraz przyjmuje w depozyt dokumentację niearchiwalną kategorii "B" wytworzoną w komórkach organizacyjnych podległych urzędów celnych.
Składnice akt gromadzą dokumentacje niearchiwalną kategorii "B" wytworzoną w komórkach organizacyjnych urzędów celnych.
Dokumentacja przechowywana w archiwum zakładowym oraz w składnicy akt może być udostępniana:
- na miejscu,
- na wniosek strony,
- organom ścigania (prokuratura, sądy, Policja, urzędy skarbowe).
Sposób przechowywania, wypożyczania oraz brakowania dokumentacji niearchiwalnej kategorii "B" określa instrukcja kancelaryjna obowiązujaca w okresie wytwarzania dokumentów, a kwestie te regulowane są następującymi aktami prawnymi:
- Zarządzenie Nr 19 Prezesa Głównego Urzędu Ceł z dnia 30 września 1976 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej i wykazu akt w administracji celnej,
- Zarządzenie Nr 2 Prezesa Głównego Urzędu Ceł z dnia 5 lutego 1988 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej i wykazu akt w administracji celnej,
- Zarządzenie Nr 6 Prezesa Głównego Urzędu Ceł z dnia 27 grudnia 1993 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej i wykazu akt w administracji celnej,
- Zarządzenie Nr 2 Prezesa Głównego Urzędu ceł z dnia 22 grudnia 2000 r. W sprawie wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej i rzeczowego wykazu akt do użytku słuzbowego w administracji celnej,
- Zarządzenie Nr 43 Ministra Finansów z dnia 24 grudnia 2003 r.,w sprawie wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej i rzeczowego wykazu akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych w izbach celnych i składnic akt w urzędach celnych oraz zasad postępowania z materiałami archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną w administracji celnej,
- Zarządzenie Nr 65 Ministra Finansów z dnia 02 grudnia 2014 r. w sprawie zarządzania dokumentacją w izbach i urzędach celnych,
- Decyzja Nr 22 Dyrektora Izby Celnej w Warszawie z dnia 25 marca 2015 r. w sprawie wprowadzenia instrukcji zarządzania dokumentacją w Izbie Celnej w Warszawie,
- Decyzja Nr 21 Dyrektora Izby Celnej w Warszawie z dnia 25 marca 2015 r. w sprawie nadania wewnętrznego regulaminu organizacyjnego Referatowi – Archiwum Zakładowe
- Decyzja Nr 37 Dyrektora Izby Celnej w Warszawie z dnia 11 maja 2015 r. zmieniająca decyzję w sprawie wprowadzenia instrukcji zarządzania dokumentacją w Izbie Celnej w Warszawie .
Akta udostepniane na miejscu wykorzystywane są przede wszystkim dla potrzeb słuzbowych pracowników i funkcjonariuszy Izby celnej w Warszawie. Osoba, która chce skorzystać z akt wypełnia "kartę udostępniania akt". Karta ta musi być podpisana przez kierownika komórki organizacyjnej, z której dane akta pochodzą. Podpis kierownika tej komórki jest równoznaczny ze zgodą na udostępnienie akt.
Osobom będącym stroną w postępowaniu, na ich wniosek, udostępniane są kserokopie dokumentów potwierdzone za zgodność z oryginałem. W tym przypadku należy uiścić opłatę skarbową.
Organom ścigania udostępniane są oryginały dokumentów lub ich kserokopie po uzyskaniu zgody Dyrektora Izby. Udostępnianie w tym przypadku następuje za pośrednictwem komórki organizacyjnej, która wspólpracuje z tymi organami.
